Ieinteresēto pušu pārvaldības plāns

Maksimāli palieliniet pozitīvo ietekmi uz projektu

••• Astrakan Images / Getty Images

In projektu vadība Ieinteresēto pušu pārvaldības plāns ir formāls dokuments, kurā izklāstīts, kā ieinteresētās personas tiks iesaistītas projektā. Ieinteresētā puse ir persona vai grupa, kas ir ieinteresēta projektā. Pārdomājot, kad un kā tiks iesaistītas ieinteresētās puses, projekts komanda var palielināt ieinteresēto personu pozitīvo ietekmi uz projektu.

Kas ir ieinteresētās personas?

Ieinteresētās puses var būt organizācijas iekšējas un ārējas. Iekšējo ieinteresēto personu piemēri ir vadītāji un biznesa vienības, piemēram, grāmatvedība un informācijas tehnoloģijas. Uzņēmējdarbības vienībām parasti ir pārstāvji projekta komandā. Ārējās ieinteresētās personas var būt interešu grupas, uzņēmumi un pilsoniskās organizācijas. Ārējās ieinteresētās personas ir reti pārstāvētas projekta komandā. Aģentūrām ar regulējošām pilnvarām to regulētās nozares parasti ir vissvarīgākā ārējā ieinteresēto personu grupa jebkuram projektam.Ja projekta komanda ir identificējusi ieinteresēto personu, šī ieinteresētā persona ir jāiekļauj ieinteresēto personu pārvaldības plānā.

Ir nepraktiski, ja projekta komandā būtu locekļi, kas pārstāv visas ieinteresēto personu grupas. Daudzos gadījumos tas nav iespējams. Tomēr projekta komandai ir nepieciešams ieinteresēto pušu ieguldījums un dalība, lai projekts izdotos. Piemēram, valsts organizācija vēlas pilnībā pārveidot un modernizēt savu visplašāk izmantoto patentēto programmatūras programmu. Gandrīz katrs organizācijas dalībnieks kaut kādā veidā izmanto programmu. Projekta komandā nevar tieši pārstāvēt jebkura veida lietotājus, tāpēc komanda izstrādā veidus, kā iegūt informāciju no ieinteresētajām personām un lemj par veidiem, kā informēt ieinteresētās personas par projekta statusu.Šīs ievades un komunikācijas stratēģiju apkopošanas metodes ir dokumentētas ieinteresēto personu pārvaldības plānā.

Ieinteresētās personas pret komunikācijas plānu

Starp projekta ieinteresēto pušu pārvaldības plānu un komunikācijas plānu var būt ievērojama atšķirība. Viņu funkcijas ir ļoti līdzīgas. Ieinteresēto pušu pārvaldības plāns ir plašāks, jo tas atvieglo ieguldījumu projektā, kā arī iezīmē rezultātus. Ieinteresēto pušu pārvaldības plāns ir šaurāks, jo tas attiecas tikai uz tiem, kam ir savas intereses, savukārt komunikācijas plāns varētu ietvert plašāku auditoriju.

Evolūcija

Ieinteresēto pušu pārvaldības plāns parasti tiek glabāts projektā vadītājs . Projekta gaitā projekta vadītājs pārskata ieinteresēto pušu pārvaldības plānu un periodiski nodod to atpakaļ projekta komandai, lai apsvērtu atjauninājumus. Projekts laika skalas vidū var izskatīties ļoti savādāk nekā plānošanas posmos, tāpēc ir svarīgi pārliecināties, ka projekta vadošie dokumenti tiek mainīti, ja apstākļi to prasa.

Piemērs

Šeit ir piemērs tam, kā ieinteresēto personu pārvaldības plāns var mainīties projekta gaitā. Valsts aģentūra uzsāk noteikumu izstrādes projektu. Kā tas sākas, projekts sponsors un projekta vadītājs izstrādā ieinteresēto personu sarakstu, kas jāiekļauj ieinteresēto personu pārvaldības plānā. Viens no pirmajiem projekta komandas uzdevumiem ir plāna pilnveidošana. Pēc dažiem mēnešiem projekta komandas loceklis identificē ieinteresēto personu, par kuru neviens nebija domājis projekta sākumā. Projekta vadītājs pievieno plānam jauno ieinteresēto personu un sasauc projekta komandas sanāksmi, lai apspriestu, kā iesaistīt jauno ieinteresēto personu.Kad komanda izlems, kā rīkoties, projekta vadītājs informēs projekta sponsoru.

Ieinteresēto pušu pārvaldības plāns ir dzīvs dokuments. Projektam mainoties, līdz ar to var mainīties arī ieinteresēto pušu pārvaldības plāns, lai labāk apmierinātu projekta vajadzības. Izmantojot veiklu ieinteresēto personu pārvaldības plānu, projekta komanda var pienācīgi apkopot ieguldījumu un atsauksmes no ieinteresētajām personām, kā arī informēt šīs ieinteresētās personas.